Teamassistent in Geschäftsstelle Vorstand

Teamassistent*in Geschäftsstelle Vorstand

Teamassistent*in Geschäftsstelle Vorstand

Universitätsmedizin Greifswald KöR, Greifswald

Sie suchen eine neue Herausforderung? Als einer der größten Arbeitgeber der Region Vorpommern bietet die Universitätsmedizin Greifswald interessante Aufgaben und Tätigkeiten in einem attraktiven Arbeitsumfeld für zahlreiche Berufsgruppen. Wir suchen Sie! Die Universitätsmedizin Greifswald erfüllt im Rahmen der Universität Greifswald und im Verbund mit deren anderen Fakultäten die Aufgaben der Medizinischen Fakultät in Forschung und Lehre. Mit 21 Kliniken/Polikliniken, 19 Instituten und weiteren zentralen Einrichtungen nimmt die Universitätsmedizin Greifswald ihre Aufgaben als medizinischer Maximalversorger wahr. Die Geschäftsstelle Vorstand ist zentrale Anlaufstelle für die Belange der übergreifenden Vorstandsarbeit. Dabei unterstützt die Geschäftsstelle den Vorstand bei der Erledigung seiner Aufgaben und fungiert als eine wichtige Schnittstelle sowohl in die Einrichtung hinein als auch für externe Akteur*innen In der Geschäftsstelle Vorstand der Universitätsmedizin Greifswald - Körperschaft des öffentlichen Rechts - ist ab sofort folgende Stelle zu besetzen: Teamassistent*in Geschäftsstelle Vorstand unbefristet, in Vollzeit Ihre Aufgaben: Sie unterstützen die Leitung der Geschäftsstelle Vorstand und den Vorstandsvorsitzenden. Ihre Aufgaben sind: Management des Büroalltags in der Geschäftsstelle Vorstand zur Sicherung des reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts Eigenverantwortliche Planung und Organisation von übergeordneten Veranstaltungen des Vorstands oder vorstandsnahen Projekten Eigenständiges Umsetzungscontrolling von Vorstandsbeschlüssen sowie Pflegen der Beschlussdatenbank Vor- und Nachbereitung und Organisation von Vorstandssitzungen Aufbereitung und Weitergabe von Informationen an die Vorstandssekretariate, Geschäftsbereiche, Projektleitungen und andere Partner*innen; Führung von interner und externer Kommunikation Vertretung und Übernahme von administrativen Aufgaben im Büro des Vorstandsvorsitzenden Übersicht, Pflege und Koordination verschiedener Postfächer und Kalender Weiterentwicklung und kontinuierliche Pflege des elektronischen Dokumentenmanagementsystems Unterstützung bei Rechnungsfreigaben und Bestellungen Ihr Profil: Für diese Vertrauensposition suchen wir eine Persönlichkeit, die souverän, überzeugend und mit Überblick die Geschäftsstelle Vorstand organisiert. Ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten sind: Ihr fachliches Anforderungsprofil: Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann*frau für Büromanagement bzw. eine äquivalente Ausbildung Erfahrungen in der Führung und Organisation eines leitenden Sekretariats oder im Assistenzbereich sowie mit organisatorischen Aufgaben im Projektumfeld Versierter Umgang mit den MS-Office-Programmen (insbesondere Outlook) sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind wünschenswert strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft Ihr persönliches Anforderungsprofil: Souveränität und Diskretion sowie dienstleistungsorientiertes und proaktives Vorgehen Geschick und Kreativität im Planen und Organisieren Ausgeprägte soziale Kompetenz sicheres und professionelles Auftreten, exzellente Umgangsformen sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Motivation Unser Angebot: Eine systematische Einarbeitung in ein spannendes und vielseitiges Tätigkeitsfeld Sie erhalten aufgrund Ihrer verantwortungsvollen Tätigkeit interessante Einblicke in Strategie und Prozesse auf Ebene des Top-Managements Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache Fort- und Weiterbildungen Die Entgeltzahlung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L Betriebliche Altersvorsorge Die Hansestadt Greifswald ist eine innovative Universitätsstadt an der Ostseeküste mit hohem Freizeitwert und vielseitigen Bildungsmöglichkeiten Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist Bestandteil der Personalpolitik: Wir bieten aktive Unterstützung durch unser Familienbüro, z. B. bei der Suche nach Kinderbetreuungsplätzen oder Schulen, und unterstützen bei der Suche nach - vorrangig möblierten - Wohnungen und Übergangslösungen Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den Leiter der Geschäftsstelle Vorstand, Herrn Martin Gottschall ( martin.gottschall& med.uni-greifswald.de , 03834-86-5299). Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte per E-Mail (unter Angabe der Ausschreibungskennziffer 23/Zs/42_6000) bis zum 20.07.2023 an: E-Mail: jobs.unimedizin& med.uni-greifswald.de Die Universitätsmedizin will die Erhöhung des Frauenanteils dort erreichen, wo Frauen unterrepräsentiert sind. Deshalb sind Bewerbungen von Frauen besonders willkommen und werden bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt, sofern nicht in der Person des Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Unsere Stellen sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob dem Umfang der Teilzeitwünsche im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Bewerbungs-, Vorstellungs- und Übernachtungskosten können nicht übernommen werden. Universitätsmedizin Greifswald KöR Fleischmannstraße 8 · 17475 Greifswald

www.medizin.uni-greifswald.de

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