Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Arbeitszeit: 100% (39 Stunden pro Woche), voraussichtlicher Zeitraum: 15 Monate, allerdings zunächst für die Zeit des Mutterschutzes

Ihre Aufgaben:

• umfangreiche Terminkoordination der Geschäftsführung (inkl. eigenständiges Erkennen von Terminkonflikten sowie Vorschlägen zur Auflösung derselben)
• selbstständige unterschriftsreife Vorbereitung des Routineschriftverkehrs unter Beachtung der formalen Anforderungen bspw. in der Korrespondenz mit hochrangigen Adressaten
• Unterstützung der administrativen Geschäftsführung in allen administrativen Abläufen
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Einpflegen und Auswerten von Daten im SAP-System zu Dienstreisen und Barkäufen
• Mitarbeitenden- und Gästebetreuung
• Organisation von Veranstaltungen (z. B. Workshops, Klausurtagungen)
• Betreuung des Fördervereins des UFZ
• enge Absprache mit dem Sekretariat der wissenschaftlichen Geschäftsführung sowie dessen Vertretung

Ihr Profil:

• Sie besitzen eine der folgenden Qualifikationen:
• Fremdsprachenassistentin / Fremdsprachenassistent (m/w/d; Englisch)
• Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär (m/w/d; Englisch)
• kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Erfahrung im Tätigkeitsfeld (vorzugsweise nachzuweisen durch einschlägige, relevante Berufserfahrung)
• Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie haben einen sicheren Umgang mit allen gängigen IT-Anwendungen.
• Sie bringen wünschenswerterweise Erfahrung im Umgang mit SAP mit.
• Sie sind in der Lage sich auch bei hohem Arbeitsanfall gut zu organisieren und zuverlässig Ihre Aufgaben zu erfüllen.
• Sie strahlen Offenheit und zugleich Neugierde in Bezug auf interkulturelle Arbeit aus.

Wir bieten:

• Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Aufgaben
• Eine Unternehmenskultur, in der es Spaß macht Ideen, Kraft und Initiative einzubringen
• Interessante Karriereperspektiven und ein hervorragendes Weiterbildungsangebot
• Eine pulsierende Region mit hoher Lebensqualität sowie vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf wie flexible Arbeitszeiten und Unterstützung bei der Kinderbetreuung

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