Sachbearbeiter/Schreibkraft

neues Angebot (11/03/2020)

stellenbeschreibung

Job Description Innerhalb der Stadtverwaltung sind zum frühestmöglichen Termin folgende Stellen zu besetzen:

Sachbearbeiter/Schreibkraft (m/w/d) für Sekretariate von Amts- und Abteilungsleitung Das Aufgabengebiet umfasst:
1. Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten sowie Bearbeitung von Angelegenheiten der Personalverwaltung, insbesondere * Erfassung und Verteilung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs gemäß Festlegungen * organisatorische Vorbereitung von Beratungen sowie Zusammenstellung von Unterlagen * Ausführung von Schreibarbeiten und zugehörigen Schreibnebenarbeiten (Korrekturen, Abstimmungen, Vervielfältigungen usw. ) * Ablage des Schriftgutes gemäß Aktenordnung und dem für das Amt geltenden Aktenplan einschließlich Archivierung entsprechend der sachlichen und zeitlichen Vorgaben * Anfertigung von Beratungsprotokollen bzw.

• Mitschriften * Sichtung von Sitzungsprotokollen * Vorlagenbearbeitung im KSD einschließlich Termin, Verlaufs- und Umsetzungskontrolle * Koordinierung von Unterschriftsvorgängen und sonstigen Zuarbeiten * Führung des Rechnungseingangsbuches * Koordinierung von Vervielfältigungsarbeiten * Organisation der Umläufe zu verwaltungsinternen und amtlichen Informationen und juristischen Schriften * Belegverwaltung und Ablage der Nachweise über die Zeitabrechnungen * Entgegennahme und Weiterleitung von Urlaubs- und Krankenscheinen * Weiterleitung von Presseanfragen gemäß Festlegung sowie Bündelung der Zuarbeiten für die termingerechte Weitergabe 2. Terminkoordinierung und Besucherverkehr, insbesondere * Planung, Koordinierung und Überwachung der Termine für die Amtsleitung/Abteilungsleitung * Organisation des Besucherverkehrs und Führung der Wiedervorlage * Erteilung telefonischer, mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu Sprechzeiten * Wahrnehmung sonstiger übertragener organisatorischer Aufgaben (Ausgabe von Fahrkarten, Verwaltung von Büromaterial usw. ) 3. Wahrnehmung von sonstigen Aufgaben nach Weisung Anforderungsprofil:

1

Erforderlich Ist

:

• eine abgeschlossene berufsausbildung als bürokaufmann/-frau, als kaufmann/-frau für bürokommunikation oder als kaufmann/-frau für büromanagement 2. wünschenswert sind:
• einschlägige verwaltungskenntnisse * anwendungsbereite kenntnisse der standard- und fachspezifischen software * sicherheit in orthographie und grammatik * ein gutes mündliches und schriftliches ausdrucksvermögen sowie eine sorgfältige arbeitsweise und eine gute zusammenarbeit mit vorgesetzten * freundliches, sicheres und korrektes auftreten gegenüber dritten die erforderlichen zeugnisse/nachweise sind den bewerbungsunterlagen in kopie beizufügen. sollten die erforderlichen nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem ausschluss aus dem bewerberverfahren. auch interne bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen nachweise den bewerbungsunterlagen beizulegen. hinweise:
• schwerbehinderte bewerber und bewerberinnen werden bei gleicher eignung bevorzugt berücksichtigt. die stadtverwaltung erfurt will einen beitrag zur förderung von frauen leisten und fordert daher frauen ausdrücklich zur bewerbung auf. * ihre bewerbungsunterlagen senden sie bitte an die stadtverwaltung erfurt, personal- und organisationsamt, meister-eckehart-straße 2, 99084 erfurt. * aus datenschutzrechtlichen gründen bitten wir, von der Übersendung der bewerbungsunterlagen per e-mail abzusehen. * nach abschluss des stellenbesetzungsverfahrens werden die bewerbungen nicht berücksichtigter bewerber/-innen entsprechend § 27 abs. 4 thürdsg ordnungsgemäß vernichtet. bei gewünschter rücksendung der unterlagen bitten wir um beilage eines adressierten und frankierten rückumschlages. * bitte beachten sie darüber hinaus die hinweise zur erhebung von personenbezogenen daten auf dem entsprechenden merkblatt, welches auf der internetseite hinterlegt ist. auf dieses stellenangebot können sie sich nicht online über interamt. de bewerben. bitte verwenden sie den im stellenangebot angegebenen bewerbungsweg.

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