Sekretärin (m/w/d)

• Dortmund, Deutschland
• Mit Berufserfahrung
• 12.08.22

IHRE VORTEILE

• Wir sind auf der ganzen Welt zuhause und bieten vielfältige Karriere-Möglichkeiten – für Berufseinsteiger genauso wie für Berufserfahrene.
• Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
• Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
• Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter.
• Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

• Erfassen und Verarbeiten von Informationen nach Vorlage (Statistik, Diagramme, Präsentationen,)
• Erledigung von Schreibarbeiten (Korrespondenz, Berichte, Protokolle,)
• Bearbeiten/Verteilen Eingangs- Ausgangspost
• Mitarbeit bei interner und externer Berichterstattung
• Telefongespräche annehmen, weiterleiten, beantworten
• Arbeitsmaterialien verwalten und bestellen
• Aktenführung, Dokumentenverwaltung, Ablage, Archiv, Wiedervorlage
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, z.B. Einführung SAP / Reisemanagement, Abwesenheiten, etc.
• Aktualisieren von Daten und Informationen (z.B. Vertrieb)
• Aktualisieren von Adressdatenbanken
• Mitarbeit bei monatlichen Reports
• Organisation von Kongressen, Messen, Symposien
• Planen und Überwachen von Terminen, Organisieren von Besprechungen (Telecons, Videocons , internen / externen Meetings)
• Geschäftspartner, Bewerber betreuen, Kunden Rahmenprogramme
• Organisieren und Abrechnen von Reisen inkl. Visa-Angelegenheiten
• Nachverfolgung Schulungsbedarfe, z.B. SCC, Erste Hilfe etc.
• Koordination von Freigaben bzgl. Abwesenheiten, Weiterbildung, etc.
• Optional: Im Bedarfsfall Koordination allgemeiner Sekretariatstätigkeiten (z.B Urlaubsvertretung, Vertretung im Krankheitsfall, Monatsabschlüsse)
• Unterstützung bei Aufstellung der Urlaubplanung
• einpflegen und weiterleiten
• Manuelle Stundenbuchungen
• Monatlichen Stundenabschluss prüfen und im Rahmen der Berechtigung bei Bedarf Korrekturen vornehmen
• Erstellen der Abordnungsmitteilung, Rückmeldung und Unterbrechungsmitteilung
• Besondere Ereignisse (Jubiläum, Hochzeit, runder Geburtstag,)
• Fremdpersonal (AÜG, Freelancer, Inpats): Anträge, Verlängerung, etc.

IHR PROFIL

• 3 Jahre Ausbildung + 1 jährige Fachausbildung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift