Junior Office Manager

Über Care with Care

Bei Care With Care (CWC) sind wir leidenschaftlich bei dem, was wir tun. Unsere Mission ist es, den Mangel von 60.000 fehlenden Pflegekräften in Deutschland zu verringern. Das schaffen wir, indem wir arbeitslose oder unterbeschäftigte Pflegekräfte auf der ganzen Welt rekrutieren, ausbilden und ihnen eine zuverlässige Arbeit in renommierten deutschen Gesundheitseinrichtungen anbieten. Care With Care gibt Pflegekräften - unabhängig davon, wo sie geboren wurden - die Möglichkeit, eine erfüllte Karriere in Deutschland zu beginnen. Gleichzeitig bietet es Arbeitgebern zuverlässige Personallösungen und stärkt dadurch das deutsche Gesundheitssystem. Unser Ziel ist es, unseren Kunden einen transparenten und nachhaltigen Service zu bieten, mit dem Fokus auf faire und würdige Arbeitsbedingungen für die Kandidaten. 

Care With Care ist ein wachsendes, agiles und internationales Start Up in Berlin. Wir arbeiten mit erfahrenen lokalen Partnern zusammen, die Kandidat*innen in ihren Heimatländern rekrutieren und ausbilden, darunter auf den Philippinen, in China, Costa Rica und Tunesien. Wenn Du eine Purpose-getriebene Person bist, die es genießt, Verantwortung für Projekte zu übernehmen, gerne lernt und durch Deine Arbeit “Impact” haben möchtest, dann bist Du am richtigen Ort!

Die Rolle

In Deiner Rolle arbeitest Du daran, einen reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen. Du organisierst und koordinierst die Büroverwaltung und -abläufe, um die Effektivität und Effizienz der Organisation sicherzustellen. Du bewerkstelligt die täglichen Büroaufgaben inkl. der vorbereitenden Buchhaltung und stellst sicher, dass diese korrekt und zeitnah erledigt werden. Du bist für die Entwicklung von bürointernen Verwaltungsabläufe und die Verwaltung des Büro-Inventars, verantwortlich.

Neben diesen Aufgaben, arbeitest Du auch an verwaltungstechnischen Aufgaben, die mit unserem Kerngeschäft zusammenhängen.
Care With Care unterstützt ausländische Talente dabei, nach Deutschland zu kommen, um ihren Traumjob anzutreten. Wie Du Dir vorstellen kannst, gibt es einige bürokratische Hürden bei denen CWC die Kandidaten begleitet: von der Beantragung der Qualifikation Anerkennung, während die Kandidaten noch in ihrem Heimatland sind, über die Beantragung der Krankenversicherung vor ihrer Ankunft in Deutschland bis hin zur Unterstützung bei der Zusammenstellung der erforderlichen Dokumente für den Visumsantrag. 

Die korrekte Organisation dieser Prozesse ist ein Schlüssel zum Erfolg für unsere Kandidat*innen. Du fungierst als administratives Bindeglied zwischen CWC, Kandidat*innen, Arbeitgebern und externen Parteien, einschließlich Regierungsstellen und Einwanderungsbehörden. Du übernimmst Büro- und Verwaltungsaufgaben für unsere Kunden und bist verantwortlich für die Bearbeitung der eingehenden Papiere und Dokumente, deren Einordnung in die richtigen Akten, die Aktualisierung der Bewerber- und Arbeitgeberdaten und die Beschaffung von Informationen, wenn diese angefordert werden. Detailgenauigkeit und Organisation sind in dieser Rolle unerlässlich, um sicherzustellen, dass Dokumente und Kundendaten schnell und einfach wiedergefunden werden können. 

Deine spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten 

Abrufen von Dokumenten und Papieren auf Anfrage
Überwachung des Büromaterials und Bestellung neuer Schreibwaren, Möbel, Geräte und Elektronik nach Bedarf
Organisation von Wartungsfirmen, um das Büro sauber und sicher zu halten und sicherzustellen, dass die Geräte in gutem Zustand sind
Aufrechterhaltung der Büroeffizienz durch Planung und Umsetzung von Bürosystemen, Layouts und Gerätebeschaffung
Aktualisierung der Kandidaten- und Arbeitgeberunterlagen und Nachverfolgung der gesammelten Dokumente während des Prozesses
Be- und Verarbeitung der ein- und ausgehenden Post
Ablage und Organisation von Papieren
Scannen von Dateien und Hochladen von digitalen Kopien in die Datenbank
Pflegen und Organisieren der digitalen und gedruckten Ablagesysteme
Qualitätskontrolle und Prüfung der Bewerberdokumente
Bearbeitung und Einreichung von Bewerberdokumenten bei Behörden
Verwaltung von Terminen & Organisierung von Interviews

Das solltest Du mitbringen, um erfolgreich zu sein

Du wirst bei uns erfolgreich sein, wenn Du die folgenden Eigenschaften mitbringst:
ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten
große Liebe zum Detail
Arbeit mit einem hohen Maß an Genauigkeit 
Ergebnisorientiert und du lernst dich schnell in neue Themen ein
Du lernst schnell, bist anpassungsfähig und flexibel
proaktiv und ein Problemlöser
Klare und effiziente Kommunikation 
Es macht Dir Spass, mehrere Hüte zu tragen
Interesse für / Erfahrung im Umgang mit einem breiten Spektrum an administrativen und ausführung bezogenen Aufgaben
Kannst selbstständig und mit wenig oder ohne Aufsicht zu arbeiten
Spaß an der administrativen Herausforderung, ein Büro mit vielen verschiedenen Menschen zu unterstützen
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