Drei Schulsekretäre

Die Landeshauptstadt Potsdam sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Bildung, Jugend und Sport drei Schulsekretäre (m/w/d) unbefristet / befristet

1. für die Voltaireschule – Gesamtschulcampus mit gymnasialem Bildungsgang und die Gesamtschule Peter-Joseph-Lenné mit insgesamt 30 Wochenstunden,

Kennziffern: 235.461.02 + 235.464.02
2. im Springersystem mit 40 Wochenstunden,

Kennziffer: 235.400.10

3. für das Schulzentrum am Stern mit 40 Wochenstunden, befristet als Krankenvertretung,

Kennziffern: 235.467.01

Aufgabengebiet:

• Bearbeitung und Weiterleitung des Posteinganges bzw. Postausganges
• Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken, Ablage und Archivierung von Akten
• Schreibarbeiten und Korrespondenzen, Entwurf, Gestaltung und Formulierung von Schriftstücken für die Schulleitung, Wiedervorlage von Vorgängen
• Erteilung von Auskünften, Entgegennahme und Weiterleitung von Nachrichten
• Verwaltung, Planung, Vorbereitung und Kontrolle von Terminen und Veranstaltungen
• Koordinierung und Betreuung des internen und externen Besucherverkehrs
• Durchführen von Inventuren, Führung des Inventarverzeichnisses, Erstellen von Abgangsmeldungen
• Zu- und Mitarbeit bei den Statistiken (z. B. Sponsoring, Spenden, Schenkungen, Schülerlisten u. a.)
• Unterstützung der Schulleitung bei der Budgetverwaltung: Überwachung der Produktkonten und der zur Eigenbewirtschaftung freigegebenen finanziellen Mittel; Materialbeschaffung und –verwaltung
• Verwaltung und Abrechnung der Handkassenvorschüsse für Porto und Schulsozialfonds
• Überwachung der Kopiertechnik (Limit, Zählerstandmeldung, Tonertausch, Wartung)
• Schülerangelegenheiten: Führung, Pflege, Archivierung, Kassation, Anforderung und Versendung von Schüler- und Förderakten, Ablage von Klausuren und Prüfungsunterlagen/Archivierung
• Ausstellung von Schulbescheinigung, Ausbildungsbescheinigung und Zeugniskopien
• Begleitung des Anmeldeverfahrens zum neuen Schuljahr (Ü 1, Ü 5, Ü 7, Ü 11, Quereinsteiger)
• Schülerausweise ausfertigen bzw. verlängern; Bearbeitung von Anträgen auf Schülertickets
• Information der Eltern und ggf. Anforderung des Notarztes, Ersthelfer bei erkrankten Schüler/innen
• Bearbeitung, Weiterleitung von Unfallmeldungen; Überwachung der Schulpflicht

Anforderungen:

• Kauffrau / -mann für Bürokommunikation, Bürokauffrau / -mann, Verwaltungsfachangestellte/r
• Kenntnisse im Kommunal-, Haushalts- und Schulrecht
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Verwaltung bzw. in einem Sekretariat
• Kommunikations- und Kooperationskompetenz
• Persönlich Kompetenz, Motivation, Konfliktfähigkeit
• Verantwortungsbereitschaft, Loyalität und Informationsverhalten
• Gründliche und vielseitige Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit der Standardsoftware
• Vorlage eines eintragsfreien erweiterten Führungszeugnisses (erst bei Einstellung)

Die genauen Angaben zu den Schulen und den Aufteilungen der Arbeitsstunden können Sie im entsprechenden Fachbereich unter der Telefonnummer 0031 289-1869 erfragen.

Eingruppierung: E 6 TVöD/VKA

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.

Ihre schriftliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (tabellarischer Lebenslauf, Zeugniskopien, Darstellung des beruflichen Werdegangs) richten Sie bitte unter Angabe der entsprechenden Kennziffer bis zum

23.08.2019
an die
Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Personal und Organisation, Friedrich-Ebert-Straße 79/81, 14469 Potsdam
Wir möchten Sie informieren, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Auswahlverfahrens verarbeiten und speichern. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 BbgDSG. Aus Kostengründen werden eingereichte Bewerbungsunterlagen nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter und adressierter Rückumschlag beigefügt ist. Die Rücksendung erfolgt in diesem Fall 3 Monate nach Abschluss des Verfahrens. Alle anderen Bewerbungsunterlagen werden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet.

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