Bürokraft(m/w/d) (BBBH629020) Talkau (21493), Deutschland

Das sind deine Aufgaben:

• Regelmäßige Überwachung und Pflege der Termine zur Erhaltung, Erneuerung oder Erstbeauftragung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen nach §7 Luftsicherheitsgesetz (Antrag ausfüllen lassen, Unterlagen einfordern, Uberprüfung auf Vollständigkeit) für die betreffenden Mitarbeiter. Rechtzeitige Planung und Einbindung dieser Mitarbeiter zum Ausfüllen der notwendigen Anträge und Beistellung der Zusatzdokumentationen. Vorbereitung der Anträge und Anschreiben zur Prüfung und Abzeichnung durch den Sicherheitsbeauftragten
• Regelmäßige Überwachung und Pflege der Termine zur Erhaltung, Erneuerung oder Erstbeauftragung von Schulungen nach Kapitel 11.2.3.9. 11.2.7., 11.2.5., ff, bezüglich VO(EU) Nr. 2015/1998 für die betreffenden Mitarbeiter. Rechtzeitige Planung und Einbindung dieser Mitarbeiter zur Terminierung von Schulungen. Beauftragung von definierten Schulungsanbietern. Koordination mit externen Firmen für bei uns beschäftigte Mitarbeiter (LAN, Reinigunspersonal, o.ä.).
• Verantwortungsbewusstes Führen und Pflegen der Überwachungsliste. Eigenständiges Anlegen von Bestellanforderungen in SAP zu den oben genannten Vorgängen. Einholen von Angeboten für Schulungen. Schulungen anfragen und terminlich mit dem Anbieter organsieren. Ggf. Planung von Präsenzmeetings in den Räumlichkeiten des Unternehmens.
• Ablage der Zertifikate im System. Zusendung der Zertifikate an HR und Vorgesetzte. Info über Abweichungen an die Sicherheitsbeauftragten.
• Führen von Statistiken wie z.B. zur Durchlaufzeit und Warenbewegungen. Zusätzlich Pflegen der Kapazitätenlisten in Excel und SAP. Rückmeldungen von Netzplänen im SAP. Terminliche Überwachung der Prüfmittel, sowie Anfordern der Ware zum Versand.
• EDV-Ablage, wie z.B. Protokolle / Fotos zur Ladungssicherung, Berichte für Unfallverhütungsvorschriften, Unterweisungen zur Arbeitssicherheit, etc.
• Übernahme von Sonderaufgaben, z.B. Unterstützung in Projekten