Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit

Softgarden - Hamburg - 03-08-2022 zur Vakanz  

  • Frankenstraße 18, 20097 Hamburg, Deutschland
  • Mit Berufserfahrung
  • 02.08.22
Die GDV Dienstleistungs-GmbH (GDV DL) mit Sitz in Hamburg ist ein Unternehmen der deutschen Versicherungsbranche und des Gesamtverbandes der deutschen Versicherungswirtschaft e.V. (GDV e.V.). Wir sind der IT- und Service-Dienstleister für die Versicherungswirtschaft mit umfassender Beratungs-, Projekt-, Fach- und IT-Kompetenz aus einer Hand mit eigenem Rechenzentrum und Service Center. Dabei stehen wir mit unseren Produkten für Sicherheit, Risikoschutz und Vorsorge in allen Bereichen des privaten und öffentlichen Lebens.

Aktiv gestalten und verantworten:

Dein Ziel ist es, gemeinsam mit einer weiteren Kollegin den Vorsitzenden der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft zu unterstützen. Das bedeutet im Detail:

  • Mit der Vorbereitung, Organisation sowie Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Sitzungen ermöglichst Du den Teilnehmenden eine optimale Umgebung für ein erfolgreiches Zusammentreffen
  • Im Mittelpunkt stehen dabei die Sitzungen des Aufsichtsrats und dessen Ausschüsse, der Gesellschafterversammlungen
sowie die Geschäftsführersitzungen - hier bilden folgende Tätigkeiten Deinen Schwerpunkt:
  • Ansprechpartner:in in allen Rückfragen der Teilnehmenden
  • Vorbereitung von Sitzungsunterlagen
  • Sicherstellung und Einbindung von Zuarbeiten
  • Erstellung von Präsentationen
  • Veranstaltungsmanagement (technische Anbindungen, allgemeine Konferenzorganisation)
  • Aktualisierung entsprechender Teilnahmelisten sowie Gesellschafterlisten
  • Gewährleistung eines effizienten Einladungsmanagements
  • Protokollvorbereitung
  • toolgestützte zur Verfügungstellung von sitzungsrelevanten Dokumenten
  • Rechnungskoordination
  • Weiter übernimmst Du vorbereitende Tätigkeiten in der Zusammenarbeit mit unserem Notariat
  • Darüber hinaus bildest Du als erste Ansprechpartner:in das Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Bereichsleitungsebene und stehst zu unterschiedlichen Belangen mit dem Aufsichtsrat im direkten Kontakt

Das zeichnet Dich aus:

  • Dir bereitet es Freude als loyale und integre Assistenz Dein proaktives Engagement einzusetzen
  • Deine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrungswerte im Assistenzbereich - idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene - ermöglichen Dir in einem hohen Reifegrad auch einem gesteigerten Arbeitsaufkommen gegenüber versiert und strukturiert zu begegnen
  • Auch wenn Dir vereinzelte Erfahrungswerte fehlen, bringst Du die Motivation zur Einarbeitung in Dein zukünftiges Aufgabenfeld mit
  • Gemeinsamer Erfolg entsteht für Dich durch eine vertrauensvolle, absolut verlässliche und teamorientierte Zusammenarbeit - hierbei bietest Du auch eine zeitliche Einsatzflexibilität
  • Du begegnest Deinem Gegenüber stets als kommunikatives Vorbild und beweist die Fähigkeit, über Hierarchieebenen hinweg souverän und adressatengerecht zu agieren
  • Ein absolut sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Word) rundet Dein Profil ab

Deine Chancen und Perspektiven:

Wir glauben an eine Arbeitswelt, in der Menschen sich selbst verwirklichen und ihre Potenziale entfalten können. Das macht nicht nur Dich zufrieden und glücklich, sondern auch uns als Unternehmen gleichzeitig erfolgreicher.

Angetrieben von dieser Überzeugung legen wir großen Wert auf ein kollegiales und von einem „WIR-Gefühl“ geprägten Arbeitsumfeld.
Basierend auf Vertrauen, Zuverlässigkeit und Transparenz leben wir Führung auf Augenhöhe und fördern die Eigeninitiative.
Kontinuierlicher Austausch, Teamgeist und ein respektvoller sowie anerkennender Umgang sorgen für ein Arbeitsklima, das verbindet und innerhalb dynamischer Veränderungen klare Perspektiven ermöglicht.

Wir eröffnen Dir individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, bieten gezielten Know-how-Transfer und nehmen unsere Rolle als Chancengeber
ernst.

Freue Dich zusätzlich auf:
  • Sicherheit im Job – Eine unbefristete Vollzeittätigkeit mit mindestens 20 Wochenstunden
  • Flexible Arbeitszeiten, Arbeitszeiterfassung sowie Gleitzeit – Du gestaltest Deinen Arbeitstag hybrid in einem modernen Büroumfeld als auch im Homeoffice
  • 30 Urlaubstage bei einer Vollzeitbeschäftigung, Sonderurlaub für familiäre Anlässe
  • Ein faires Festgehalt in Verbindung mit attraktiven Zusatzleistungen und Mitarbeiterangeboten
  • Anforderungsgerechtes IT-Equipment: Laptop (Windows), im Büro 2 Bildschirme mit Dockingstation, Tastatur, Headset, VoIP-Telefonie, MS-Teams
  • Eine nachhaltige Einarbeitung auch über die Probezeit hinaus
  • Einen citynahen Arbeitsplatz mit optimaler Verkehrsanbindung

Du möchtest dabei sein?

Wir treffen Einstellungsentscheidungen basierend auf Deinen Erfahrungen und Qualifikationen. Wir schätzen Deine Begeisterung für das Erkennen, Entwickeln, Vereinfachen sowie Erstellen.

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