Ludwigsburg. Eine Stadt - unzählige Möglichkeiten
Umantis - Ludwigsburg - 26-06-2019
zur Vakanz
Die Stadt Ludwigsburg (ca. 93.500 Einwohner): modern, barock, urban, wirtschaftsstark, schwäbisch, bildungsorientiert, kulturbegeistert, medienaffin und vieles mehr – lernen Sie uns kennen!
Für das Vorzimmer des Oberbürgermeisters suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine bzw. einen
Assistentin bzw. Assistenten (m/w/d) (184/19)
Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die im Führungszentrum der Stadtverwaltung direkt beim Oberbürgermeister angesiedelt ist. Gemeinsam mit einer Kollegin sind Sie für alle Assistenz- und Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer des Oberbürgermeisters zuständig.Ihre Aufgaben
- Sie unterstützen und organisieren die Arbeit des Oberbürgermeisters gemeinsam mit Ihrer Kollegin in allen Sekretariats- und Assistenzaufgaben, wie z. B. Terminkoordination und -überwachung, Postbearbeitung, Telefon, Bereitstellung von Unterlagen, Empfang von Gästen und Organisation von Besprechungen.
- Sie verfolgen eigenständig das Ziel, die nötigen Informationen und Unterlagen so aufzubereiten, dass eine gute Vorbereitung von Terminen sowie eine angemessene Priorisierung der Aufgaben sichergestellt ist. Hierzu verschaffen Sie sich einen stets aktuellen Überblick über die laufenden Themen, wesentliche Zusammenhänge und über die beteiligten Personen und Institutionen.
- Sie wirken mit bei der Weiterentwicklung von Prozessen im Sekretariat mit dem Ziel einer weiteren Digitalisierung.
- Sie übernehmen Recherchen im Internet und bereiten Daten und Informationen auf.
- Sie sind Ansprechpartner/-in für die Kontakte des Oberbürgermeisters aus Bürgerschaft, Politik, Wirtschaft, sonstigen Organisationen und der Verwaltung.
Ihr Profil
- Basierend auf eine für Sekretariats- und Assistenzaufgaben qualifizierende Ausbildung verfügen Sie über Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, bevorzugt aus dem Bereich einer Stadtverwaltung oder anderer kommunaler Institutionen.
- Sie arbeiten äußerst zuverlässig, effizient, strukturiert und sehr selbstständig.
- Sie beherrschen souverän die "Basics" einer Sekretariatstätigkeit, insbesondere arbeiten Sie routiniert mit den gängigen Microsoft-Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Sie haben die Kompetenz und Freude daran, digitale Prozesse mitzugestalten, sind also "digital-affin" und haben idealerweise bereits Erfahrung mit digitalen Abläufen im Assistenzbereich.
- Sie besitzen eine hervorragende Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Informationen sicher in einen größeren Zusammenhang einzuordnen.
- Sie verfügen über ein sicheres, verbindliches Auftreten, sehr gute Ausdrucksfähigkeit und Umgangsformen sowie die nötige Loyalität, Sensibilität und Verschwiegenheit.
- Sie sind bereit, Ihre Arbeitszeit flexibel nach den Bedürfnissen im Vorzimmer auszurichten.
Wir bieten
- familienfreundliche Gleitzeitregelungen
- Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch eine Vielzahl an internen und externen Fortbildungsmöglichkeiten, Coaching und Mitarbeitergespräche
- gesundheitsfördernde Maßnahmen, Ferienprogramme für Kinder, eine städtische Kantine sowie Belegplätze in einer Betriebskita
- Fahrtkostenzuschüsse für den ÖPNV und für die Fahrt mit dem Fahrrad zur Arbeit
- Kinder sind in der städtischen Kantine herzlich willkommen
- attraktive Einkaufs- und Einkehrgelegenheiten, zahlreiche Sport-, Kultur- und Freizeitangebote
- einen modernen Arbeitsplatz; sympathische Kolleginnen und Kollegen und gelebte Teamarbeit
- ein Entgelt bis EG 9b TVöD.
Wir freuen uns auf Ihre Onlinebewerbung.
Bei uns sind alle Talente willkommen, die sich und uns voranbringen wollen. Benachteiligungen haben bei uns keine Chance. Unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung erfährt jede/-r bei uns Wertschätzung. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.
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