Projekt- und leitungsassistenz

neues Angebot (17/05/2020)

stellenbeschreibung

Job Description Ihre Mission

:
das neu gegründete dlr institut für quantentechnologien in ulm hat zum ziel, präzisionsinstrumente für raumfahrtanwendungen auf basis von quantentechnologien zu entwickeln und gemeinsam mit der industrie zur prototypreife zu bringen. es schlägt damit eine brücke zwischen grundlagenforschung und industrie. zusammen mit dem institut für satellitengeodäsie und trägheitssensorik in hannover und dem galileo kompetenzzentrum in oberpfaffenhofen hat das institut in ulm eine vorreiterrolle in diesen forschungs- und anwendungsfeldern. die forschungsarbeit seiner vier kernabteilungen quantenmetrologie, quanteninformation und -kommunikation, quantennanophysik und quantensteuerung von geladenen materiewellen wird von den drei querschnittsabteilungen quanten engineering, integration von mikro- und nanosystemen und theoretische quantenphysik ergänzt und unterstützt. die wissenschaftlichen tätigkeiten des instituts werden durch zentrale und dezentrale administrative prozesse begleitet und unterstützt. als assistenz der institutsleitung sind sie verantwortlich für das projektcontrolling, sachbearbeitung und die vollumfängliche unterstützung der administrativen prozesse des instituts. sie unterstützen und ergänzen das institutscontrolling beim monitoring und der budgetkontrolle. für ihre tätigkeit müssen sie die verwaltungsstruktur des dlr sowie die administrativen prozesse verstehen, um die richtigen maßnahmen ableiten zu können. ihre aufgaben umfassen u. a. :

projektcontrolling und assistenztätigkeiten * vollumfänglicher aufbau des sekretariates der institutsleitung * erledigung der korrespondenz in deutscher und englischer sprache * aufbau eines dokumentenverwaltungs- und archivierungssystems * vorbereitung, organisation und begleitungen von arbeitssitzungen, nationalen und internationalen workshops und veranstaltungen * sicherstellung einer fachübergreifenden regelkommunikation zu den schnittstellen der jeweiligen vorstandsbereiche im fachgebiet, der administrativen und technischen infrastruktur und den zuständigen landesbehörden * erstellung projektbezogener auswertungen und Übersichten inklusive budgeteinhaltung * erstellung und führung relevanter dokumentation * terminüberwachung laufender projektarbeiten * protokollerstellung verwaltungs- und organisationsaufgaben * führung des sekretariats der institutsleitung und unterstützung in allen verwaltungstechnischen belangen * terminplanung und -koordination * unterstützung bei der vorbereitung personeller einzelmaßnahmen * vorbereitung arbeitszeugniserstellung * mitbetreuung des qualitätsmanagements * vorbereitung, organisation und nachbereitung von dienstreisen der institutsleitung * Überwachung der zeiterfassung der mitarbeitenden * einweisung neuer und beratung aller mitarbeitenden in administrativen sachfragen * sach- und büromittelbeschaffung inklusive budgetüberwachung ihre qualifikation:

• fachhochschulreife * abgeschlossene kaufmännische berufsausbildung oder vergleichbarer abschluss * gute kenntnisse von verfahrensabläufen und zuständigkeiten in großen organisationen * fähigkeit und erfahrung im für projektbearbeitung relevanten regelwerk * mehrjährige einschlägige berufserfahrung und hierbei erworbene gute kenntnisse in der kaufmännischen sachbearbeitung * mehrjährige erfahrung im (digitalen) dokumentenmanagement * gute und sichere anwenderkenntnisse in gängiger bürosoftware (ms office) sowie sap/excel * sichere ausdrucksfähigkeit in wort und schrift * gute kenntnisse und nachweisbare erfahrungen/zertifikate im qualitätsmanagement * gute englischkenntnisse * personalerfahrung und teamfähigkeit * persönliche und soziale kompetenz * gute umgangsformen und diskretion * gründliche und umfassende kenntnisse der administrativen prozesse des dlr wünschenswert ihr start:

freuen sie sich auf einen arbeitgeber, der ihr engagement zu schätzen weiß und ihre entwicklung durch vielfältige qualifizierungs- und weiterbildungsmöglichkeiten fördert. unser einzigartiges arbeitsumfeld bietet ihnen gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare infrastruktur, in der sie ihre mission verwirklichen können. vereinbarkeit von privatleben, familie und beruf sowie chancengleichheit von personen aller geschlechter (m/w/d) sind wichtiger bestandteil unserer personalpolitik. bewerbungen schwerbehinderter menschen bevorzugen wir bei fachlicher eignung.

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