Sekretariatsunterstützung des diz-direktoriums

neues Angebot (17/05/2020)

stellenbeschreibung

Job Description In der Geschäftsstelle des Zentrums für Lehrkräftebildung - Didaktisches Zentrum (DiZ) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle für die Sekretariatsunterstützung des DiZ-Direktoriums (m/w/d) (Entgeltgruppe 8 TV-L, MTV/VD, 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit) unbefristet zu besetzen. Das DiZ ist als fakultätsübergreifendes wissenschaftliches Zentrum der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg für alle fakultätsübergreifenden Bereiche der Lehrkräftebildung (Aus- und Fortbildung, Forschung, Qualitätssicherung, Beratung, Schulentwicklung, Informationsmanagement und Wissenstransfer) zuständig. Das Zentrum mit seinen bereichsspezifischen Handlungsfeldern Berufsfeld, Lehre und Forschung wird von einem Direktorium geleitet. Dieses trifft Festlegungen für die Zielerreichung und Aufgabenwahrnehmung sowie für die Weiterentwicklung des Zentrums im Rahmen der vom Präsidium übertragenen Ermächtigungen. Die laufenden Geschäfte des Zentrums werden in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung verantwortet. Die Aufgaben der Stelle umfassen folgende Tätigkeitsfelder:

• Verwaltungsmäßige Betreuung von Gremien und Arbeitsstellen/Gesprächskreisen zur Unterstützung des Direktoriums o Terminkoordination und Vorbereitung von Veranstaltungen (Sitzungen, Workshops, Klausurtagungen) inkl. Zusammenstellung von Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen einschließlich der inhaltlichen Vorstrukturierung des Sitzungsablaufs;

Einholen von Stellungnahmen;
Versand der Einladungenund Controlling des Rückmeldeverfahrens o Nachbereitung von Veranstaltungen inkl. Protokollerstellung;
Ausführung und Controlling von Ergebnissen/Aufgaben und Folgemaßnahmen;
Koordination, Umsetzungund Controlling von Planungs- und Abstimmungsprozessen * Informationsmanagement und Berichtswesen zur Unterstützung des Direktoriums o Vorbereitung von Unterlagen zur Unterschriftsreife (z. B. Beschlüsse in Gremien) o Recherche und Informationsaufbereitung zu relevanten, aktuellen Themen der Lehrerbildung inkl. Erstellung von spezifischen Arbeitsvorlagen o Koordination der Erstellungsprozesse von Berichten (insb. Zeit- und Aufgabenplanung bzw. Taktung und Controlling, Koordination und Umsetzung von Abfragen (statistische Daten, Prozessdaten, Evaluationen etc. ) o kriterienorientierte Aufbereitung und Zusammenstellung sowie Dokumentation von statistischen Daten, Evaluationsergebnissen, Prozess-/Arbeitsständen etc. o Koordination, Auswertung und Aufbereitung von Prüfschleifen und Korrekturläufen Von den Bewerber*innen werden erwartet:

Verwaltungsprüfung I - Bek. d. MI v. 20. 01.2014 - oder gleichwertige Ausbildung * sehr gute Team- und Kooperationsfähigkeit (fach- und fakultätsübergreifend, statusgruppenübergreifend) * genaues, selbstständiges und eigenverantwortliches Handeln * sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift * Kenntnisse und Erfahrungen in der Planung und Organisation von unterschiedlichen Veranstaltungsformaten (insb. Gremien) * Kenntnisse und Erfahrungen in der Koordination interdisziplinärer und institutionsübergreifenden Prozesse, Gremien etc. * Kenntnisse und Erfahrungen in der Planung, Organisation und Koordination von Gremienprozessen, Aufgabenprozessen und Datenabfragen * Kenntnisse und Erfahrungen im Extrahieren, Systematisieren und Strukturieren von Daten * Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Software zur Organisation und Verwaltung (Office-Programme, Datenbanken) Wünschenswert sind darüber hinaus:

• Kenntnisse/Erfahrungen in universitären Strukturen * Erfahrungen aus der Arbeit in fach- bzw. fakultätsübergreifenden Kontexten Hinweis Da die zu betreuenden Gremien in der Regel mitunter auch nachmittags tagen, wird eine grundsätzliche Bereitschaft zur Arbeit auch an Nachmittagen vorausgesetzt. Die Festlegung der wochentäglichen Arbeitszeiten auf den Vormittag bzw. Nachmittag wird - unter Berücksichtigung der Regelungen zur gleitenden Arbeitszeit - in Absprache mit den dienstlich vorgesetzten Personen getroffen. Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Schriftliche Bewerbungen (mit Lebenslauf und Zeugnissen bzw. Qualifikationsnachweisen) richten Sie bitte postalisch oder per E-Mail (eine PDF-Datei) bis zum 27. 05.2020 an die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Didaktisches Zentrum Dr. Julia Michaelis, Geschäftsführung und wissenschaftliche Leitung Uhlhornsweg 84, 26111 Oldenburg E-Mail:

Betreff:
Sekretariatsunterstützung des DiZ-Direktoriums Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass die Unterlagen nicht zurückgeschickt werden können, bitte senden Sie uns daher keine Mappen. Auf dieses Stellenangebot können Sie sich nicht online über interamt. De bewerben. Bitte verwenden Sie den im Stellenangebot angegebenen Bewerbungsweg.

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