Sekretär/Assistenten (w/m/d)

Ausschreibung - via Ausschreibung - Düsseldorf - 05-07-2019 zur Vakanz  

befristet bis 31.12.2020

innerhalb unserer Abteilung Veranstaltungstechnik und Logistik. Die Abteilung ist zuständig für die Erbringung von einer Vielzahl von technischen und logistischen Leistungen für die Kunden der Messe Düsseldorf GmbH. Die Abteilung umfasst 63 Mitarbeiter und die Assistenz ist häufig der erste Ansprechpartner für die Kollegen der Abteilung, des Hauses und Partner.

Aufgaben

  • Assistenz des Abteilungsleiters und allgemeine Sekretariatsaufgaben (Terminpflege, Korrespondenz, Bestellanforderungen und Abrechnungen in SAP)
  • Vorbereitung, Protokollführung und abschließende Bearbeitung von Sitzungen
  • Abstimmung und Erstellung von Dienst- und Serviceplänen
  • Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen und externen Workshops für die Abteilung
  • Präsentationsvorbereitungen
  • Verfassen von Intranet Meldungen
  • Organisation für interne und externe Schulungen
  • Die selbstständige Bearbeitung von Sonderthemen

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • Berufserfahrung
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten besonders in interner / externer Korrespondenz und dem Verfassen von Sitzungsprotokollen
  • Anwenderkenntnisse in MS-Office (insbesondere Outlook und Powerpoint) und möglichst SAP
  • Teamorientierte und selbstständige Arbeitsweise
  • Organisationstalent
  • Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit im Umgang mit internen und externen Partnern
  • Englischkenntnisse
  • Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität, bei Bedarf auch abends und an Wochenenden

Wir bieten

  • Abwechslungsreiche Aufgaben in einem international erfolgreichen Unternehmen
  • Einblicke in innovative Branchen und Marktentwicklungen
  • Einen modernen Arbeitsplatz und die Möglichkeit in Homeoffice zu arbeiten
  • Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima
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