Sachbearbeiter/in

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau suchen wir Sie am Standort Vivantes Auguste-Viktoria-Klinikum zum nächstmöglichen Termin als

Sachbearbeiter/in (m/w/d) Technisches Facility Management

Freuen Sie sich auf

Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren • Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation • Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team • Entgelt nach Tarifvertrag der Vivantes Service GmbH • Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen • Prämiensystem bei Anwerbung von Personal • Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen • Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns • Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut • Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf • Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote • bezuschusste Altersvorsorge durch Gehaltsumwandlung möglich

Wir wünschen uns

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in einem vergleichbaren Bereich • Freundliche und positive Persönlichkeit mit hoher Kommunikationsfähigkeit • Gute Kenntnisse SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie IffmGiS, CAFM, Excel, Word und Outlook • Hohes Maß an Engagement, Team- und Konfliktfähigkeit

Ihre Aufgaben

Allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung, Veranstaltungsplanung, administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe • Selbstständige Erledigung von Schreibarbeiten und Abwickeln der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Zeugnisse, Arbeitsanweisungen, Entscheidungsvorlagen, etc.) • Mitwirkung bei der Planung, Umsetzung und Steuerung operativer Prozesse sowie organisatorischer und technischer Standards im Verantwortungsbereich • Controlling der Budgets im Sinne der Mitarbeit bei der Erstellung (bspw. Jahreswirtschaftsplanung), der Verwaltung in Bezug auf Prüfung von Kontierung, der Umsetzung der Leistungen und der Einhaltung der Budgetgrenzen • Personalverwaltung/-betreuung der Mitarbeiter/innen im zugewiesenen Arbeitsbereich mittels Software (derzeit SP-Expert) einschließlich An- und Abwesenheitsmeldungen, Wäsche, etc. • Management und Controlling technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen, etc.), d.h. Mengenermittlung, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung, etc. • Stammdatenpflege im CAFM System • Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung, Löschung der elektronischen Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzen, Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine • Erfassung und Auslösen von Bestellungen der Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzen als elektronische Beschaffungsanforderung im System (Elbe oder SAP) einschließlich Kontierung • Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit den beauftragten Firmen und den Handwerkern/Handwerkerinnen sowie Materialrücksendungen an Firmen nach Fehllieferungen • Rechnungsbearbeitung (Teil-, Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) und -kontrolle, Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen (ca. 70% im Vivantes Auguste-Viktoria-Klinikum und ca. 30% im Vivantes Wenckebach-Klinikum)

Rahmenbedingungen

Entgelt nach Tarifvertrag der Vivantes Service GmbH • Arbeitszeit 39 Wochenstunden • Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld
Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.
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