Sachbearbeiter stadtverordnetenversammlung

neues Angebot (31/05/2020)

stellenbeschreibung

Job Description Im Fachbereich Personal und Verwaltungsservice der Stadt Forst (Lausitz) ist im Rahmen einer Nachbesetzung zum 01. 09.2020 eine Stelle als Sachbearbeiter Stadtverordnetenbüro (m/w/d) mit 38 Wochenstunden unbefristet zu besetzen. Das Aufgabengebiet umfasst u

A. Folgende Schwerpunkte

:

sitzungsdienstbearbeitung stadtverordnetenversammlung (svv) und haupt- und wirtschaftsausschuss mit folgenden aufgaben:

• einarbeitung und pflege der persönlichen daten im sitzungsdienstprogramm allris * erstellung des jährlichen terminkalenders in abstimmung mit der vorsitzenden der svv, der bürgermeisterin und den ausschussvorsitzenden für alle ausschüsse * prüfung der verfügbarkeit der benötigten räume und ressourcen * abstimmung der tagesordnungen mit der ausschussvorsitzenden und der bürgermeister/den verwaltungsvorständen, mit der bitte um freigabe * zusammenstellung und versand der unterlagen an die mitglieder und bereitstellung der unterlagen für die presse und das bürgeramt * aushänge bzw. abhänge der Öffentlichen bekanntmachungen in den bekanntmachungskästen der stadt forst (lausitz) * weiterleitung der anfragen aus den genannten sitzungen an die bürgermeisterin und Überwachung der beantwortung * pflege der stammdaten im ratsinformationssystem allris * eigenverantwortliche vorbereitung, durchführung und nachbereitung der konstituierenden sitzungen der svv und der ortsbeiräte * bearbeitung der sitzungsgelder und aufwandsentschädigungen der stadtverordneten, sachkundigen einwohner und ortsbeiräte und quartalsweise abrechnung im ab-data * quartalsweise abrechnung der fraktionsgelder * zusammenstellung der jährlichen zahlungen an alle zahlungsempfänger und für das finanzamt im allris, 1 x jährlich rückwirkend für das vorjahr sitzungsniederschriften * erstellung der sitzungsniederschriften für den haupt- und wirtschaftsausschuss und die svv nachbereitung der sitzungen der stadtverordnetenversammlung und ausschüsse * zusammenstellung der beschlüsse und satzungen zum versand an das redaktionssystem des verlages, versand digital an pressestelle * bearbeitung und weiterleitung der bestätigten beschlüsse und satzungen an die fachbereiche * einarbeitung des amtsblattes in das redaktionssystem six sowie aktualisierung des ortsrechts im redaktionssystem formelle prüfung von satzungen und ordnungen auf richtigkeit * mitarbeit an beschlüssen, satzungen und ordnungen des fachbereiches 30 im rahmen der sachbearbeitung im stadtverordnetenbüro, hier konkret:

prüfung der formellen richtigkeit u. a. auf vollständigkeit (präambel, unterschriften, korrektheit datum, einhaltung der grundlegenden formvorschriften) organisation und ablage * ordnungsgemäße und detaillierte sammlung und verwaltung der einladungen, vorlagen und niederschriften der sitzungen der stadtverordnetenversammlung und des haupt- und wirtschaftsausschusses * bereitstellung von unterlagen auf anforderung der fachbereiche und anderer behörden (z. b. bei rechtsstreitigkeiten) * erstellung und aktualisierung des handbuches der stadtverordneten weitere tätigkeiten * bestückung der bekanntmachungskästen der stadt forst (lausitz) u. a. mit wahlbekanntmachungen, bürgerbegehren, bürger- und veranstaltungs-informationen folgende fachliche voraussetzungen werden erwartet:

• abgeschlossene berufsausbildung (m/w/d) als kaufmann für büromanagement oder als verwaltungsfachangestellter, angestelltenlehrgang 1, anpassungsfortbildung bzw. vergleichbarer abschluss * sicherer umgang mit den gängigen office anwendungen (word, excel) * kenntnisse in den fachanwendungen wünschenswert (z. b. allris, allris net) * gute kenntnisse in den einschlägigen gesetzlichen grundlagen (u. a. brandenburgische kommunalverfassung, hauptsatzung der stadt forst (lausitz), geschäftsordnung für die stadtverordnetenversammlung und deren ausschüsse, zuständigkeitsordnung der stadt forst (lausitz), entschädigungssatzung der stadt forst (lausitz) folgende persönliche voraussetzungen werden erwartet:
• sehr hohe zuverlässigkeit und verantwortungsbewusstsein * sehr gute umgangsformen und kommunikationsfähigkeit * sichere ausdrucksweise in wort und schrift * eigenverantwortliche arbeitsweise * teamfähigkeit, flexibilität und belastbarkeit * bereitschaft zur ständigen weiterbildung * führerschein klasse b die stelle ist je nach vorliegen der entsprechenden fachlichen und persönlichen voraussetzungen mit der entgeltgruppe 6 nach dem tarifvertrag öffentlicher dienst (tvöd) bewertet. ein mögliches engagement in der freiwilligen feuerwehr wird begrüßt und unterstützt. wir freuen uns über ihre vollständigen bewerbungsunterlagen in papierform mit den üblichen unterlagen und nachweisen bis zum 25. 06.2020 an die stadt forst (lausitz), die bürgermeisterin, fachbereich personal und verwaltungsservice, lindenstraße 10-12, 03149 forst (lausitz). anfallende reisekosten für die teilnahme an bewerbungsgesprächen werden nicht erstattet. für die rücksendung der bewerbungsunterlagen legen sie bitte einen ausreichend frankierten und adressierten

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