Sekretär

veröffentlicht am 12.05.2022 Seite 1 / 2
An der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, Universitäts- und Landesbibliothek Sachsen-Anhalt, ist
ab dem 01.09.2022 zur Vertretung im Rahmen von Mutterschutz und Elternzeit die befristete Stelle
einer*eines
Sekretärin*Sekretärs (m-w-d)
in Vollzeit zu besetzen.
Die Vergütung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis
zur Entgeltgruppe 6 TV-L.

Arbeitsaufgaben:

• Büroleitung: eigenständige Vorbereitung des Routineschriftverkehrs der Direktion, eigen-ständige Proto-

kollerstellung bei Beratungen in verschiedenen Gremien, Terminüberwachung der Direktion inkl. Führung
der Wiedervorlage; Planung von DR für die Direktion

• Bearbeitung von Personalangelegenheiten: Bewerbungsmanagement, Kooperation und Korrespondenz

mit den verschiedenen Gremienvertretern und der Abteilung 3 Personal und dem ITZ

• Aktenführung für die gesamte Bibliothek: selbständige Erstellung und Pflege des Aktenplans, Aktenablage
• Buchungen von Literatur- und Materialrechnungen im FSV
• Abrechnung aller Dienstreisen der ULB-MitarbeiterInnen
• Zusammenstellung statistischer Daten für die Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS), Überwachung von Rück-

meldefristen,

• Pflege der Webseiten der ULB;
• Veranstaltungsmanagement: Organisation von internen u. externen Veranstaltungen für die ULB (Tages-

programm, Einladungen, Ausrichtung)

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifika-

tion

• Grundlegende Kenntnisse personalrechtlicher Bestimmungen
• Kenntnisse haushaltsrechtlicher Bestimmungen: LHO, VOL A; uni-interne Verwaltungsvorschriften; Steu-

ersätze für Auslandsrechnungen

• Kenntnisse des Buchungsprogramms der Uni (FSV)
• Computerkenntnisse (MS Office und Statistik)
• Englischkenntnisse
• Kenntnisse der Software PICA (LBS4), insbesondere des Erwerbungsmoduls (ACQ)
• Kenntnisse der bibliothekarischen Verwaltung, der Struktur der ULB, der Geschäftsgänge;
• umfassende Kenntnisse der universitären Verwaltung sowie weiterer zentraler Einrichtungen

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.
Frauen werden nachdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Ellen Reihl, Tel.: 0345 5522145, E-Mail: ellen.reihl@bibliothek.uni-
halle.de.
Externe Stellenausschreibung Reg.-Nr. 3-2978/22-H
veröffentlicht am 12.05.2022 Seite 2 / 2
Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Reg.-Nr.: 3-2978/22-H mit den üblichen Unterlagen bis zum
26.05.2022 an die Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, Direktorin der Universitäts- und Landesbiblio-
thek Sachsen-Anhalt, Frau Anke Berghaus-Sprengel, 06099 Halle (Saale) oder per E-Mail an ulb.bewer-
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