Teamassistenz

aller Beschäftigten unabhängig von ihrer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, des Alters und der sexuellen Identität ein.
Wir freuen uns auf Menschen, die weltoffen sind und gern in divers zusammengesetzten Teams arbeiten.
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, Altersangabe, Informationen über Familienstand) und relevanten Anlagen ein.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Einsendeschluss:

27. Dezember 2019

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne:

Dr. Martina Kunz-Pirrung
martina.kunz-pirrung@ufz.de

Arbeitsort:

Leipzig

Weitere Karriereinformationen über das UFZ:
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ
Permoserstraße 15
04318 Leipzig
Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung – UFZ hat sich mit seinen 1100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als internationales Kompetenzzentrum für Umweltwissenschaften einen hervorragenden Ruf erworben. Wir sind Teil der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands – der Helmholtz- Gemeinschaft. Unsere Mission: Wir forschen für eine Balance zwischen gesellschaftlicher Entwicklung und langfristigem Schutz unserer Lebensgrundlagen – für eine nachhaltige Entwicklung.

Die Abteilung Forschungsförderung hat als Vertretung ab 01.02.2020 folgende Stelle zu besetzen:

Teamassistenz (m/w/d) für die Abteilung Forschungsförderung

Arbeitszeit: 50% (19,5 Stunden pro Woche), befristet bis zum 30.09.2020

Ihr Aufgabengebiet:

• Selbstständige Organisation und Erledigung allgemeiner Teamassistenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache.
• Führen des Schriftverkehrs, dem Telefonmanagement und der Terminkoordination auch die Bearbeitung der Eingangspost inklusive eingehender Zuwendungsbescheide inkl. weiterer Bearbeitung;
• Budgetkontrolle für die Abteilung FOR;
• Eingabe von Bedarfsanforderungen im SAP;
• Organisation u. Betreuung von Veranstaltungen und Gästen;
• Protokollführung u.a. bei den wöchentlich stattfindenden Dienstberatungen von FOR;
• Erstellung von statistischen Auswertungen für das Statistische Bundesamt, die HGF, diverse Ministerien usw.;
• Aktualisierung der Webseiten von FOR in deutscher und englischer Sprache;
• Abfrage der Verwertungsabsicht bei Projektbeginn sowie das Verwertungsergebnis nach Projektende und Dokumentation der Drittmittelprojekte sowie der Forschungsaufträge in der Drittmitteldatenbank;
• Abfordern von Zwischen- und Abschlussberichten beim jeweiligen Projektleiter und Speicherung der Berichte in der Drittmitteldatenbank. Einhaltung und Anwendung der
• Regularien der Zuwendungsgeber.Überwachung der Einhaltung der Pflichten zur regelmäßigen Durchführung von Arbeitsschutzbelehrungen, Kontrolle der Arbeitsschutzkontrollbücher.

Ihre Stärken:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. Bürokauffrau/-mann (d/m/w) oder vergleichbare Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat/Assistenz wünschenswert
• sehr gute Kenntnisse im MS Office (u.a. Word, Excel, Power Point), SAP-Kenntnisse sind vom Vorteil
• Eigeninitiative, Team- und Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute Arbeitsorganisation und hohe Zuverlässigkeit
• praxiserprobte Englischkenntnisse
• Offenheit und zugleich Neugierde in Bezug auf interkulturelle Arbeit

Unsere Stärken:

• Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Aufgaben
• Eine Unternehmenskultur, in der es Spaß macht Ideen, Kraft und Initiative einzubringen
• Interessante Karriereperspektiven und ein hervorragendes Weiterbildungsangebot
• Eine pulsierende Region mit hoher Lebensqualität sowie vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf wie flexible Arbeitszeiten und Unterstützung bei der Kinderbetreuung

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