Mitarbeiter in für Verwaltungsassistenz / Sekretariatsaufgaben im Stadtplanungs

Mitarbeiter*in für Verwaltungsassistenz / Sekretariatsaufgaben im Stadtplanungsamt
Die
Bundesstadt Bonn
hat zum nächstmöglichen Zeitpunkt
für das
Stadtplanungsamt
eine Stelle als

Mitarbeiter*in für Verwaltungsassistenz / Sekretariatsaufgaben

• Besoldungsgruppe A 6 LBesG bzw. Entgeltgruppe 6 TVöD -

zu besetzen.
Die UN- und Beethovenstadt Bonn, in der rund 333.000 Menschen leben, zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus. Zusammen mit einem hohen Angebot an Arbeitsplätzen vor allem im Bereich Dienstleistungen, Wissenschaft und Forschung führt dies zu einer hohen Nachfrage zuzugswilliger Bürgerinnen und Bürger nach qualitätsvollem Wohnraum.

Diese Situation stellt die Stadt vor die besondere Herausforderung, unter der Rahmenbedingung des Wachstumsdrucks eine umwelt- und sozialverträgliche und bürgerschaftlich akzeptierte Entwicklung zu gewährleisten.

Die Arbeit des Stadtplanungsamtes zeichnet sich durch einen hohen Koordinations- und Abstimmungsaufwand bei der Erfüllung der Planungsaufgaben und der Durchführung der Projekte aus. Entsprechend vielfältig sind die Kommunikations- und Organisationsaufgaben, bei denen Sie als Mitarbeiterin / Mitarbeiter für Verwaltungsassistenz und Sekretariatsaufgaben die Planerinnen und Planer des Amtes unterstützen.

Der Aufgabenbereich beinhaltet insbesondere:

• Koordination von Terminen mit externen und internen Teilnehmern
• Erstbearbeitung des eingehenden Post- und E - Mailverkehrs
• Erstellung von Schreiben, Serienbriefen sowie von Bürgerbriefen zu Beteiligungsveranstaltungen nach Vorlage der Sachbearbeiterinnen bzw. Sachbearbeiter
• Gewährleistung der unmittelbaren telefonischen Erreichbarkeit der Fachabteilungen in den allgemeinen Dienstzeiten, Entgegennahme von Telefonaten und Erteilung einfacher Auskünfte, z. B. über für ein Anliegen einer zuständigen Mitarbeiterin / eines zuständigen Mitarbeiters
• Sachbearbeitungstätigkeiten wie z. B. Zeitdatenerfassung, Registrierung eingehender Terminsachen
• Terminkoordination und Raumorganisation
• Anlegen von Gremienvorlagen im Ratsinformationssystem ALLRIS
• Pflege der umfangreichen Kontaktdatenbank in MS Outlook
• Vorbereitung von Terminunterlagen für die Abteilungsleitungen
• Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Vertretung im Sekretariat der Amtsleitung.

Vorausgesetzt werden:

• eine abgeschlossene Ausbildung in Laufbahngruppe I, 2. Einstiegsamt des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes

oder

• eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten

oder des

• Verwaltungslehrgangs I

oder

• einen erfolgreichen Abschluss in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement).

Idealerweise verfügen Sie über:

• eine sichere Anwendung der gängigen Bürosoftware
• Kenntnisse in der Handhabung des Ratsinformationssystems ALLRIS oder die Bereitschaft sich darin schulen zu lassen
• gute Kenntnisse im Umgang mit dem Intranet der Stadt Bonn und Recherchesicherheit im Internet.

Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen:

• die Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Ihre Aufgaben organisiert und zuverlässig zu erledigen
• ein freundliches Auftreten
• Teamfähigkeit
• die Flexibilität, gut mit wechselnden Aufgaben und Prioritäten zurechtzukommen.

Die Bundesstadt Bonn verfolgt das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden und setzt sich daher aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Vielfalt ist ein wichtiger Teil unserer Unternehmenskultur und wir sind bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu pflegen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihres Alters, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet.

Wir bestärken Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben, da wir ihren Anteil in allen Bereichen und Ebenen erhöhen möchten. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht.

Das bieten wir:

• eine gemeinwohlorientierte Tätigkeit und einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• ein modernes Personalentwicklungskonzept mit umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten
• flexible Arbeitszeiten, Teilzeit- und Telearbeit
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und attraktive Betriebliche Zusatzversorgung
• regelmäßige Tariferhöhungen
• die Möglichkeit zum Erwerb eines Jobtickets.

Bewerbungsunterlagen

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über das Online - Stellenportal der Bundesstadt Bonn (karriere.bonn.de). Die Erfassung per Mail oder Post übersandter Bewerbungen ist grundsätzlich nicht möglich.

Ihrer Online - Bewerbung fügen Sie bitte folgende Unterlagen bei:

• ein Bewerbungsanschreiben
• einen tabellarischen Lebenslauf
• Abschlusszeugnis (Prüfungszeugnis)
• Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse soweit vorhanden.

Kontakt:

Für fachliche Rückfragen zur Position steht Ihnen beim Stadtplanungsamt Guido Schlottmann unter der Rufnummer 0228 - 77 37 97 zur Verfügung.
Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen beim Personal- und Organisationsamt Andreas Dickmann unter der Rufnummer 0228 - 77 34 23 zur Verfügung.

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