Assistenz mit Referententätigkeit in der Helmholtz-Klima

Beschäftigungsbeginn: 01.03.2020. Arbeitszeit 100% (39 Stunden pro Woche), befristet bis 31.12.2021

Ihr Aufgabengebiet:

• Initialer Aufbau einer allgemeinen Büroorganisation für die Inbetriebnahme eines neuen Standort-Büros in Berlin
• Administrative Unterstützung der Leitung und der MitarbeiterInnen des Helmholtz-Klima-Newsrooms in Absprache mit der Administration des UFZ in Leipzig
• Eigenständige inhaltliche Zuarbeit und Unterstützung der Recherche der Wissenschaftsredakteure und Wissenschaftsredakteurinnen im Bereich Klimathemen
• Pflege und Ausbau von Kontaktdatenbanken
• Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (auch mit Wissenschaftlern und Wissenschaftlerinnen und Journalisten und Journalistinnen)
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten / Mails / Briefverkehr etc.
• Empfang und Betreuung von BesucherInnen
• Versand von Einladungen, Pressemitteilungen etc.
• Planung, Vorbereitung und Dokumentation von Meetings, Veranstaltungen etc.
• Selbstständige Angebotseinholung von freien Mitarbeitern/innen, Agenturen und Abrechnung der Leistungen
• Erstellung und/oder Überarbeitung von Arbeitsdokumenten, Präsentationen, Berichten und Statistiken (deutsch / englisch)
• Planung und Organisation von Dienstreisen (Flug- und Hotelbuchungen, Recherche optimaler Reiserouten usw.), Terminen und Weiterbildungen

Ihre Stärken:

• Abgeschlossene Berufsausbildung (Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement o. Ähnliches)
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer einschlägigen Tätigkeit
• Sehr gute Kenntnisse in Office-Anwendungen wie Word, Excel, Power Point und Datenbanken
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Fremdsprachen sind von Vorteil)
• Ausgeprägtes Interesse an Klimaforschung, Kommunikation und Medien
• Begeisterungsfähigkeit für den Aufbau eines Assistenzbereichs bei der Neugründung eines Büros
• Selbstständiges Arbeiten
• Dienstleistungsorientierung, Organisationstalent, Kontaktfreude, Kreativität, Flexibilität, Teamfähigkeit
• Spaß an der administrativen Unterstützung eines kleinen Teams in Absprache mit der Administration des UFZ

Unsere Stärken:

• Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Aufgaben
• Eine Unternehmenskultur, in der es Spaß macht Ideen, Kraft und Initiative einzubringen
• Interessante Karriereperspektiven und ein hervorragendes Weiterbildungsangebot
• Eine pulsierende Region mit hoher Lebensqualität sowie vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf wie flexible Arbeitszeiten und Unterstützung bei der Kinderbetreuung

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