Verwaltungsmitarbeiter in zur Assistenz am Institut für Biodiversität

Uni-jena - Erfurt - 18-03-2022 zur Vakanz  

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light - Life - Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Am Institut für Biodiversität der Fakultät für Biowissenschaften ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter:in zur Assistenz am Institut für Biodiversität (m/w/d)

in Vollzeit (100% /40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.
Als neues Teammitglied unterstützen Sie unser dynamisches, internationales Team an der Professur für Aquatische Geomikrobiologie bei der Verwaltung vielfältiger Drittmittelprojekte im Zusammenhang mit dem Sonderforschungsbereich AquaDiva und dem Deutschen Zentrum für Integrative Biodiversitätsforschung (iDiv).

Ihre Aufgaben:

  • administrative Organisation der Professur bezüglich Forschung und Lehre (u. a. Postbearbeitung, Terminkoordination, Korrespondenz, Dienstreiseorganisation, Datenpflege in Friedolin, Aktenablage, Schriftgutverwaltung) und allgemeine Büroorganisation
  • administratives Controlling und Koordination des Personalmitteleinsatzes kooperativer Projekte in Drittmittelförderprogrammen
  • Unterstützung bei der Erfüllung von Berichtspflichten, die den spezifischen Anforderungen der Fördermittelgeber entsprechen
  • Mitarbeit bei der Bewirtschaftung und Planung der Finanzmittel und Fördermittel (Führen und Kontrolle von Überwachungslisten, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Zahlungsanordnungen)
  • interne Kommunikation und organisatorische Abstimmung mit der wissenschaftlichen Projektleitung, den Arbeitsgruppen des Institutes sowie universitären Verwaltungseinrichtungen
  • externe Kommunikation zu nationalen und internationalen Kooperationspartnern sowie zum Fördermittelgeber
  • Öffentlichkeitsarbeit, Organisation von Veranstaltungen (Tagungen, Workshops, Projekttreffen)
  • verwaltungstechnische Aufgaben (u. a. administrative Betreuung und Auskunftserteilung zumeist an internationale Mitarbeiter und Studierende)

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (bspw. als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Vertiefte Kenntnisse im Bereich der Betriebswirtschaft (Haushalts-, Kassen- und Rechnung-swesen) und des Projektmanagements
  • Mehrjährige Berufserfahrung auf dem Gebiet der Finanzverwaltung
  • Kenntnisse universitärer Strukturen und Verwaltungsabläufe wünschenswert
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrungen in der Benutzung einschlägiger Office-Programme
  • hohe kommunikative, soziale und interkulturelle Kompetenz
  • Selbstständige, fristgerechte Arbeitsweise sowie Serviceorientierung

Unser Angebot:

  • Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe (TV-L 8) inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
  • Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
  • Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm / Wir unterstützen Sie bei individuellen Entwicklungs- und Qualifizierungsbedarfen
  • Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
  • Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL), Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Ihre Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung, gerne per E-Mail (eine PDF-Datei), unter Angabe der Registrier-Nummer
106/2022
bis zum
26.04.2022

an:

Friedrich-Schiller-Universität Jena

Dezernat 5 - Personal

Fürstengraben 1

07743 Jena

E-Mail:

Wir bitten darum, Ihre Unterlagen nur als Kopien einzureichen, da diese nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ordnungsgemäß vernichtet werden.

Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise unter:

Bitte beachten Sie zudem die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter:
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