Office Management im Pharmazeutischen Bereich (m/w/d)

Office Management im Pharmazeutischen Bereich (m/w/d)

Aktuell unterstütze ich einen meiner Kunden aus der Pharma Branche bei der Suche nach Unterstützung im Office Management.

Aufgabenbeschreibung:

• Allgemeine Bürounterstützung
• Budgetverwaltung: verwalten der Rechnungs- und Bestellvorgänge, monatliche Übersicht
• Materialverwaltung und Nachbestellung von Materialien für die Durchführung der Patienten Support Programme im Bereich Patient Services, z.B. auch Anstoßen von Freigabeprozessen, Einpflegen in Bestellshops, Überwachung des Stocks
• Überwachung des Gruppenpostfachs, Zuweisung von Anfragen an interne Ansprechpartner
• Koordination und Vorbereitung von Meetings (Logistik: Einladungen, Räume, Verpflegung, Kalender usw.)
• Reise-, Termin- und Sitzungskoordination
• Lösung administrativer Bedürfnisse, einschließlich von Last-Minute-Meetinganfragen, unvorhergesehene Kalenderänderungen und Reisebuchungen/Reiseabrechnungen
• Erledigung komplexer administrativer Aufgaben, die den Kontakt mit und die Exposition gegenüber hoch vertraulichen Materialien und Informationen beinhalten
• Vorbereitung von routinemäßiger und nicht-routinemäßiger Korrespondenz, Memoranden, Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen
• Interagiert mit Mitarbeitern des Unternehmens auf allen Organisationsebenen bezüglich notwendiger Informationen
• Unterstützung bei der Pflege der digitalen Angebote des Bereichs Patient Services (Intern und Extern)
• Unterstützung bei der Administration der Trainingsmanagementsysteme LEADs und SABA

 

Voraussetzungen:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung mit vorheriger Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften erforderlich
• Erfahrung in der Arbeit in einem schnelllebigen und sich schnell verändernden Umfeld wird stark bevorzugt
• Bachelor-Abschluss wünschenswert
• Verhandlungssicher in deutscher Sprache
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit PC/Internet sowie allen gängigen Microsoft Office Programmen
• Auge für Details
• Ausgezeichnete Planungs- und Organisationsfähigkeiten
• Teamfähigkeit und Spaß an interdisziplinärer Zusammenarbeit
• Hohes Maß an Flexibilität
• Selbstständige Arbeitsweise, ergreift die Initiative und erledigt Aufgaben nach Bedarf fristgerecht

 

Details:

• Start: September/Oktober (vorerst befristet auf 12 Monate)
• Auslastung: Vollzeit (40h/Woche)
• Standort: Berlin

 

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Office Management im Pharmazeutischen Bereich (w/m/d)
mit Ihrem aktuellen Lebenslauf – ein Anschreiben wird nicht benötigt. Bei Fragen steht Ihnen Frau Laureen Stooß von Progressive unter +49 176 55734164 oder l.stooss[at]progressive.de gerne zur Verfügung.

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